第122回日本眼科学会総会　事例

公益財団法人日本眼科学会が主催となり、2018年4月19日（木）から4月22日（日）の4日間にわたって、大阪国際会議場と隣接するリーガロイヤルホテル大阪で開催された、第122回日本眼科学会総会。日本眼科学会総会は、第1回開催の明治30年からその後戦時中を除いて毎年継続的に行われてきた、臨床医学系の学会としては日本でもっとも古い学術集会です。

JTBコミュニケーションデザインでは、2015年の第119回開催から継続して当学会の運営事務局を担当させていただいています。2018年の第122回開催では、円滑な会議の運営だけでなく、メディアに向けた広報や協賛企業へのPR活動、参加登録・演題募集・プログラム編成、各種関連会議やパーティーの手配にいたるまで、トータルでサポートさせていただきました。

第122回開催に込められたお客様の思い

第122回日本眼科学会総会は鳥取大学の井上幸次教授が総会長を務められ、大阪で開催することが決定しました。総会長が毎年交代となる本学会では主催校の近隣都市での開催が通例となっていますが、6,000名以上もの方々が安心して参加できる会場環境を考慮し、2007年以来11年ぶりの大阪開催となりました。
学会のテーマには「眼を究める　サイエンスが見える」というキャッチフレーズが掲げられました。毎年、参加者の皆さまからいただくプログラム内容に関する多岐にわたるニーズに応えながら、国内外に向けて日眼の方向性を示せる学術集会とすることを目指されていました。

プログラムとしては、「糖尿病網膜症や視覚生理」についての特別講演、日本眼科学会評議員の中より指名され講演された「生体イメージングと眼病理」に関する評議員会指名講演、「眼科が最先端を走る再生医学」に関する学際的なシンポジウム、「角膜感染症」に関する国際シンポジウムをはじめとし、参加者の方々にとって有益で魅力的なプログラムが組まれていました。

当社からのご提供内容

当社、大阪オフィスの学会運営専門チームにて担当させていただきました。まずは総会長の井上教授に第122回開催に向けての思いやご要望をお伺いし、その内容に沿って、一つ一つ運営プランをご提案しました。

講演プログラム実施におけるご提案

4日間の会期中に開催されたプログラムは、大小50を超え、10会場での並行開催となりました。具体的には、2つの特別講演、２つの招待講演、3つの評議員会指名講演、18のシンポジウム、5の国際シンポジウム、10の教育セミナー、12のサブスペシャリティサンデー、2つのスキルトランスファーセッション、その他記念講演や市民公開講座のプログラムで、ランチョンセミナーをはじめとする共催セミナーを加えると、そのプログラム数は100を超える大規模な学会でした。

そこで、多数の登壇者様（オーガナイザー・座長・演者の方）に不安なくご講演いただけるよう、また、6,700名を超える参加者様がスムーズに会場間を移動できるよう、学会スタッフの皆様とともに現場の運営について、あらかじめ綿密な計画を策定いたしました。

具体的には、大阪国際会議場内での移動時における混雑緩和に向けて、誘導人員の配置計画や密な連絡体制を構築し、会議場とリーガロイヤルホテル大阪間の無理な移動がないよう、今まで以上にプログラムとプログラムの間隔に余裕を持たせたセッションを組むなど、きめ細やかなご提案をさせていただきました。また、発表データ受付については、どちらの会場でも受付が出来るように工事やテストを重ね、発表者の方々にストレスがかからないよう工夫いたしました。

ポスター発表で集中討議するためのご提案

各演題のポスターセッションは熱心な討論が行われる為、グループ毎に行う討論では隣のグループの声が大きく、参加する討議の内容が聞こえ辛いという参加者のアンケートがありました。そこで、静かな環境を整えたいというご要望にお応えすべく、同時通訳レシーバーを活用してブロック毎に耳元で発表が大きく鮮明に聞こえるようにしました。実際には同時通訳が行われている訳ではないため「マルチチャンネルレシーバー」として導入し、「隣のグループの声に干渉されず、とても良く聞こえた」と多くの先生からご満足いただきました。

企業様向けのご提案

医療関連の企業様向けには、共催セミナーや各種広告協賛、書籍展示等のプランをご紹介しご採用いただきました。今回、大阪国際会議場の大ホールに向かう階段に企業広告を掲載しましたが、これは大阪国際会議場が開業してから初の試みとなりました。メイン会場が大ホールであった為、ほとんどの参加者がこの階段を毎日目します。協賛企業様には大変好評で、また階段広告ができる会場があれば是非協賛をとのお声をいただきました。

共催セミナーでは、日本眼科学会総会のように規模の大きな学会では、各社拘りの趣向でセミナーを開催されます。セミナーで必要な備品等を伺い、ご要望にお応えする手配を整えたこともご満足いただきました。
また、これまでDVD収録は編集をせずお渡しをしていましたが、企業の方より学会終了後に外部業者へ編集作業を依頼されていることを伺ったため、当社での編集をご提案。「ご提案がなければ、費用も時間ももっとかかっておりました。本当にありがとうございます。」というお声もいただきました。

これだけの大規模な学会となりますと、50社を超える協賛企業様とのやりとりが発生いたしますが、2015年より継続して本案件に携わることで構築された学会運営専門チームと各協賛企業様との信頼関係により、各企業様のニーズに合ったサービスをご提供することができました。

私たちが担当させていただきました

ミーティング＆コンベンション事業部
プロデュース3局
武部瑠美・浅阪佳代・杉本直子・奥橋千佳

第122回日本眼科学会総会は、6,700名を超える多数の参加者を迎え盛会となりました。主催者様からは、「内心大阪開催で本当に大丈夫か？と、ずっと不安に思っていたが、大阪国際会議場の使い方の見本になった」と大変喜んでいただきました。また、誘導人員を増員した事により、スムーズな運営のみならず、ホスピタリティも感じていただくことができ、多くの参加者に評価していただくとともに、大変喜んでいただきました。

JTBコミュニケーションデザインでは、第123回～第125回までの運営事務局も担当させていただくことが決定しています。日本一古い学会の運営が出来る事、また、歴史の重みをかみしめながら、毎回新たなご提案が出来ないか、日々勉強に励んでおります。何十年か前に小さな学会からお手伝いを始め、大きな学会もお手伝いさせていただける喜びは、言い表せません。眼科のお仕事に携わる以上、日本眼科学会総会の運営が最終目標であり、スタートであります。継続して担当させていただく事により、より参加者に寄り添ったご提案をするとともに、主催者様のビジョンや"らしさ"の理解を深め、ノウハウを蓄積しながらご担当をさせていただいております。

"JTBコミュニケーションデザインだからこそできる"、総合力と専門性を発揮した今後の斬新なご提案にご期待ください。