イベントプロデューサーが語る「オンライン商談会・展示会」

新型コロナウイルスの蔓延は、社会のDX化に拍車をかけました。今までリアルで行われてきた商談会・展示会も例外ではなく、オンライン化が進んでいます。行政組織や自治体といった公的機関はもとより、産業界や業界団体まで、これまで対面で行われてきた商談会・展示会・見本市のオンライン化やバーチャル化が余儀なくされています。JCDにおいてもオンライン商談会やバーチャル展示会について多くのご相談が寄せられてきました。今回はリアル＆オンラインイベントを数多く手がけてきた2人のイベントプロデューサーに、オンライン商談会・展示会をテーマに最新の動向についてインタビューします。

既存の商談会・展示会のオンライン化・ハイブリッド化

ーーーこれまでリアルで実施していた「商談会」「展示会」がオンライン開催となった経緯を教えてください。

関野
私はこれまで主に官公庁や自治体、駐日外国公館（大使館）や業界団体による、BtoB・BtoC両方のイベント実施を手がけてきました。新型コロナウイルスが広がる前は、商談会やイベント開催は、基本的にはリアル開催による相談が主なものでした。それがウィズコロナになってからオンラインか、リアル開催にオンラインを組み合わせたハイブリッドでの実施についての相談が大半となっています。今まで多くのクライアントが、"直接の対面"を重視したリアルでの開催1本でしか考えていなかった中、このコロナ禍でオンライン化を余儀なくされたというのが、そもそものスタートでした。これまでリアルのイベントを行ってきたクライアントに対して、ウィズコロナでも実施可能なご提案をしたいという気持ちからオンライン化への移行は急務でしたね。

佐々木
私が担当するITや金融、コンサル業界などの一般企業のイベントでも状況は同じですね。ワールドカンファレンスのような日本から世界へ発信する展示会なども担当してきましたが、国内外を含めイベントの開催状況もここ1年で大きく様変わりしました。私は入社以来多くのイベントを企画・運営していますが、昨今のこの状況でオンラインの導入が始まり、今までとは準備の仕方も開催形態・手法もガラリと変わりました。私たちもその都度、オンラインイベントの知識や運営方法をアップデートしながら、クライアントごとにカスタマイズしたご提案をしています。

関野
オンラインという新しい商談会の選択肢が増えたことで、イベントの主催者側がこれまで実行してきたイベントプロジェクトの意義や運営方法を振り返るきっかけになったのではないかと思います。その点は、ある意味良かったのではないでしょうか。今一度主催者側の実施目的・ターゲットなどを確認して、出展者・来場者にどのように向き合うべきなのか、クライアントと一緒に原点にかえって取り組むことが多かったです。オンラインは新しい取り組みなので、クライアントが苦戦される場面もしばしばあります。そのような状況で私たちJCDは、これまでの経験や蓄積をもとに、他社の成功事例なども踏まえて具体的に説明・ご提案できるよう、この短期間で取り組んできました。

オンラインで実現する
「出展者／セラー」と「来場者／バイヤー」とのマッチング

―――オンライン展示会や、オンライン商談会はどのような仕組みで行われるのでしょうか？

関野
まず展示会のお話をすると、リアルな展示会では、主催者が用意した会場においてまずは出展者がブースを出展し、そのブースを訪れた来場者に対して対面で製品の説明を行い、販売促進やパートナリング実現につなげるということが一般的なやり方です。そして、ブース展示のほかに、商談スペースがあったり、来場者向けの講演やセミナーが開催されたり、また夜になるとレセプションやパーティーが行われることもあり、会期中にその会場に集った出展者と来場者によって、様々な方法でコミュニケーション活動が行われます。
「オンライン展示会」では、このようなコミュニケーション活動を、インターネット上に設置されたプラットフォームで行います。シンプルなオンライン展示会であれば、展示会サイトページに出展者一覧が表示され、それぞれの出展者ページでは製品情報やダウンロード資料の紹介があります。そして来場者はその情報を見て、出展者へメッセージ交流機能（チャットやメール）を使ってコンタクトすることができ、さらには、オンラインミーティングなどで非接触型の対面商談ができるという仕組みです。

佐々木
「オンライン商談会」の手法が活用されるケースは様々で、誰と誰が商談をするのかということで言うと、オンライン展示会と並行で行われる商談会であれば、「出展者」と「来場者」ということになりますし、商談会がメインの場合には「セラー（売り手）」と「バイヤー（買い手）」と呼ぶことが一般的です。国内セラーと海外バイヤーなど、国境を越えた商談も多く行われていますが、そういった商談こそウィズコロナにおいてはオンラインでの実施が多く採用されました。また、大手企業とスタートアップ企業とのマッチングにもオンライン商談の仕組みが用いられることも増えてきており、あらゆるビジネスマッチングに活用できる仕組みになっています。
オンライン商談会で重要となる機能は、出展者と来場者、またはセラーとバイヤーをマッチングさせるための機能です。個別に商談やオンラインミーティングを行いたいと思った時に、スムーズなコミュニケーションがとれる機能を備えていなければなりません。さらにプラスアルファとして、出展者のウェビナー配信など、プレゼンテーションができる機能を追加するケースもあります。

関野
JCDではクライアント毎のニーズや、商談テーマ、必要機能、予算感等をお伺いした上で、数多くのプラットフォームの中からのツール候補案や活用方法についてのご提案させていただきます。イベントの開催手法や開催時期も含めて、クライアントにとって実施効果を最大化するオンライン商談会・展示会をご提案できるのは私たちの強みです。提供できるプラットフォームの種類・内容や活用方法だけでなく、導入するためのハードルや運用する際のリスクポイントまでをご説明し、プラットフォーム自体の特性をご理解いただきます。また、出展者や来場者の属性に対してどのように運用できれば一番効果を発揮できるか、クライアントに寄り添い、一緒に考えて作り上げていくことに、私たちは力を入れています。

オンラインで顧客接点をつくり、
マーケティング効果を最大化する工夫

ーーーこれまで自社でマーケティングや顧客との接点づくりを行っていた企業様からの、新規のご相談も増えているそうですね。

佐々木
はい。先日も、とある企業様から新規でご相談いただき、オンライン商談会を実施しました。その企業様のマーケティング活動の目的は、自社製品・サービスのPRや既存顧客との関係性構築による営業活動サポート。また新規顧客開拓・販路開拓も狙いたいとのことでした。これらを達成するために、これまでは自社主催のリアルイベントを活用している企業が多かったのだと思います。リアルの時は例えばセミナーを開催して、同時に同じ会場内に展示ブースを設置して製品やサービスを紹介して顧客との接点を作るという流れが主流でした。オンラインになった時に、製品・サービス紹介・セミナーを行うことは難しくないのですが、やはり一番苦労されている点は、顧客との接点をいかに作り出していけば良いか、のようですね。この点で悩んでいる企業様が多いように思われます。

オンライン商談会の提案においては、出展者と来場者とのコミュニケーションの接点づくりができるように気を配っています。製品を紹介するページに「製品ごとのお悩み相談ブース」を設け、いつでも営業担当がクライアントからの問い合わせにチャットやオンラインミーティングで回答できるようにしたり、オンライン上で「懇親会・交流会」を実施したりすることなどもあわせてご提案・実施したこともあります。オンライン化することにより、単純なセミナー配信だけでなく、こうしたイベントをあわせて実施することでマーケティング効果を高めることができるかと思います。

関野
デジタルに関する準備や知見がないところからスタートされるクライアントも多いため、そういった場合には運用からリスクマネジメントまで管理・サポートするのが私たちの役目になります。またJCDは、オンライン商談会といったイベントはもちろんのこと、プロモーション領域やエリアマネジメント領域のプロもいるため、ニーズに合わせ複合的なご提案もできるかと思います。

オンライン商談会・オンライン展示会を開催して
出展者・来場者からの声と最新事例

ーーークライアントや参加した出展者・来場者からの評価は？

関野
多くのクライアントが、この状況で否応なしにオンライン化したという状況でしたが、オンライン出展でもしっかりと出展メリットがある内容にしなければなりません。「最大限の商談機会をもちたい」「海外からの来場者と国内の出展者を繋ぎたい」など、クライアントからの意向は様々ですが、オンラインの導入により可能性は広がっています。ただし、オンライン商談会に対する理解や親しみといったものが、主催者も出展者も来場者もまだまだ不足している部分があることも事実です。実際に、出展者からも来場者からも、「遠方からでも参加できてよかった、こんな機会を作ってくれたことに本当に感謝している」という声がある一方、デジタルプラットフォームに慣れない方からは「仕組みがわかりづらかった」という声も聞かれています。
また、主催者としての実施コストの面でみると、リアルで開催するよりもオンラインの方が会場費用などのコストが抑えられ、なおかつ参加社数を増やすことができるなど、費用対効果の面でメリットがあったという声は大きかったです。

佐々木
私の担当したある展示会では、地方の小規模な工場や中小企業の方が出展者となったものでした。その出展者の多くは地域外からの集客や自社製品の販促の場として、従来から展示会などのリアルイベントを活用していました。ですからコロナの状況があっても、こうした外向けのイベントがまったく無くなってしまうのは非常に厳しい。主催者側もその点について気を揉んでいて、なんとか製品プロモーションができる場を求めてオンライン商談会に踏み切った、とのことでした。ただ、普段からパソコンに慣れていない方も多く、いきなりオンラインといわれても苦労されるんですね。そのため、現地のJTB支店と連携して、出展者サポートにも力を入れました。例えば、出展者や来場者にとって極力シンプルでユーザビリティの高いプラットフォームの選定、出展者情報や素材の設定代行、また使い方マニュアルを作成したり、出展者向け説明会を何度も開催したりと、クライアントと出展者の立場に立って、思いつく限りのことをしています。地方開催の展示会でも、JTB支店と連携することで現地側の主催者や出展者とコミュニケーションを取りながらサポートできる点も、JTBグループの強みかなと思います。

リアルでもオンラインでも展示会で一番大切なのは、自社に興味をもっていただいた新規顧客のリード情報を得て、その後実際に接点を作り商談につなげていく場を作り出すことです。具体的には出展者と来場者が個別にオンライン商談できる予約システムや、オンライン名刺交換のシステムを導入するなど、ただ単に展示会情報を発信するだけに終わらないように努めました。

イベントプロデューサーとして考える
これからのオンライン商談会・展示会

ーーー初めてのオンライン商談会・展示会。クライアントの不安を解消するためにどうしていますか？

佐々木
とにかく準備に時間を多くかけます。出展者に事前にテストでオンライン商談がどういうものか使っていただくこともありました。システムに慣れていただいて、まずは不安感を取り除いてもらいます。

関野
オンライン商談は、まだまだ新しいものなので体験していない人の方が多いのです。だから事前に出展者・来場者に対してマニュアルを提供したり、説明会を開催したりと、私たちができるフォローアップは入念に行なっています。JCDはシステムだけを取り扱っている会社ではありません。オンライン商談会を含めたイベント全体に関わる全てに対して俯瞰できるので、クライアントが持つ課題に対しての最適解をご提案いたします。その点が、なによりも私たちの強みではないでしょうか。

ーーーイベントのプロが語るオンライン商談会のススメ

佐々木
このような状況になって改めてオンラインで商談会・展示会を開催することの意義を実感しました。今後もオンラインならではの特性を活かした商談会の活用方法を日々模索し、クライアントのニーズにあわせたご提案を続けていきたいです。

関野
ウィズコロナ、そしてアフターコロナを見据えて、クライアントとその先のステークホルダー、さらにステークホルダー同士のコミュニケーションを活性化させていくために、イベント施策の策定から実施、運営まで責任をもって対応いたしますので、ぜひ私たちにお任せください。「こんなことをやってみたい」という想いから、まずはご相談いただければと思います。